O planejamento do tempo de transição para as versões 2015 da ISO 9001 e ISO 14001.

Poderá haver um colapso na programação de auditorias de certificação nessas novas normas?

Atenção empresas com certificados ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004! Já se foram 15 meses desde a publicação oficial das novas normas versão 2015. Faltam 20 meses para caducar o processo de transição.

As novas normas de gestão da qualidade ISO 9001: 2015 e de gestão ambiental ISO 14001: 2015 foram publicadas em 15 de setembro de 2015. Já se sabem que o prazo de transição dos sistemas finaliza em 15 de setembro de 2018. As auditorias de transição podem ser feitas a qualquer momento, em qualquer tipo de auditoria como auditorias de manutenção, auditorias de recertificação e auditorias especiais com renovação do certificado, de acordo com as determinações da IAF no Guia de Planejamento de Transição ( IAF Resolution in Transition Planning Guidance).

De acordo com as informações que venho obtendo na plataforma LinkedIn, no grupo do IRCA (International Register of Certificated Auditors), existe a preocupação de como está a tendência até o momento acerca desse processo de transição. Foi realizado um levantamento com empresas do mercado com certificações que completaram o processo de transição para as novas normas versão 2015 e outras que ainda não fizeram o planejamento dessas mudanças. Nesse levantamento, observou-se que muitas organizações atrasaram o planejamento de transição em função das seguintes razões:

– Falta de confiança em ser os pioneiros ou falta de confiança na adaptação precoce, com medo de falhas graves (não conformidades maiores) nas auditorias;

– Falta de informações de referências  de auditorias bem sucedidas em empresas do mercado que realizaram essas transições e informações de auditorias já realizadas pelos organismos certificadores (OC – organizamos certificador ou CB – Certification Bodies);

– Equipe de gestores reclama de falta de tempo para gerenciar a documentação e atualização para a transição;

– Preocupação com o prolongamento da crise econômica e insistente recessão no futuro, e sua consequente dúvida se irá manter ou não a certificação nesse quadro de incerteza;

– Incertezas com relação à disponibilidade das equipes, principalmente se estão conscientes e bem treinadas ou mesmo se são competentes para cumprir toda a transição sem riscos de não conformidades maiores;

– Preocupação com o tempo de gestão da alta direção e treinamento do pessoal para cumprir as especificações das novas versões da ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015;

O que percebo aqui (uma interpretação minha como auditor líder dessas normas), é que as empresas estão “empurrando” o máximo para a frente na meta de realizar essas transições, devido ao fator “crise econômica” e incertezas estratégicas, como mercado, requisitos legais e outros regulamentos, conformidades de produtos, comportamento do consumidor, incertezas políticas, sociais, ambientais, etc.

As organizações de uma forma geral não poderão fugir desses novos cenários de negócios. É inegável que existem mudanças que deverão ser encaradas na realidade. Quanto mais cedo as organizações iniciarem o planejamento do processo de transição melhor, pois de qualquer forma terão que se adaptarem para a certificação ISO 9001 ou 14001 nas novas versões. Dessa forma, a pressão na gestão da empresa e nos colegas de trabalho seria menor, reduzindo a tensão entre eles.  Percebo que as informações acima mencionadas podem levar as empresas a uma situação indesejada para o ano 2018 e fazer tudo “nos últimos minutos” poderá haver um colapso de programação de auditorias de certificação entre toda a cadeia de certificação, implicando prejuízos para os organismos acreditadores, organizações certificadoras e empresas certificadas de uma forma geral. O planejamento do tempo é fundamental para um processo de transição sem sobressaltos. Lembrem-se, restam apenas 20 meses para caducar o período de transição.

Luiz Quaglia – 06/01/2016.

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Importância da análise do contexto da organização

Para quem já conhece a nova versão da ISO 9001:2015, na cláusula 4, especificamente os itens 4.1 “Entendendo a organização e seu contexto” e o 4.2 “Entendendo as necessidades e expectativas das partes interessadas (4.0 – Context of the organization 4.1 Understanding the organization and its context and 4.2 Understanding the needs and expectations of interested parties), parece que está começando a ter efeitos significativos sobre a importância da certificação desta norma nas empresas e organizações. Segundo o consultor de sistemas de gestão e Diretor da S2A2S Limited, do Reino Unido, Paul Simpson, o benefício pode ser duplo.

Inicialmente no primeiro benefício, esses itens exigem que a organização deve avaliar o “contexto” do seu negócio, o seu ambiente operacional, os requisitos das partes interessadas como os clientes, funcionários, acionistas, controladores, agentes reguladores e público em geral. Essa não é uma tarefa simples. Isso exige um esforço gerencial muito grande, mas permite que a organização se adapte com maior rapidez às exigências do mercado, atualmente em constantes mudanças. Este requisito colocado na última versão da norma ISO 9001 começa a ter efeitos positivos na gestão da organização porque desafia os gestores a ter uma percepção no dia a dia do negócio. Lembrem-se: vivemos numa época de gestão da incerteza. Não sabemos o que vai acontecer nos próximos minutos!

O segundo benefício é que os organismos acreditadores, conhecidos como OA (aqui no Brasil, por exemplo o INMETRO, no Reino Unido, a UKAS), estão exigindo que os organismos de certificação de terceiros, conhecidos como OC (BVC, SGS, BSI, DNV, BR TÜV, por exemplo empresas certificadoras atuando no Brasil) demonstrem como os seus auditores são considerados competentes para avaliar esses novos itens da norma. Entender esse item, que é logo o primeiro da nova norma ISO 9001, versão 2015, é fundamental para o desempenho da auditoria. O Sr. Paul Simpson, (eu o sigo no LinkedIn) cita como exemplo uma auditoria em uma empresa que comercializa vinhos no varejo. Para ele ser competente como auditor e avaliar a adequação de um sistema de gestão da qualidade da organização, ele precisa estar ciente das expectativas de um produtor de vinho fornecendo para o setor de varejo do Reino Unido. Isso exige que o auditor entenda códigos e normas relevantes do setor, requisitos de HACCP, normas de controle de alimentos e bebidas, legislação de varejo e como os grandes varejistas operam. Se por acaso o auditor não entender isso, ele não será competente para realizar tal auditoria. Em 2015, realizei uma auditoria em uma empresa fornecedora para o setor automotivo no Reino Unido e também acompanhei alguns ensaios de qualidade, quando puder perceber que cada cliente de marca líderes do mercado de carros e fornecedores críticos tem expectativas e formas de perceber o contexto de modo bem distinto.

Percebemos então que estamos numa rede de fornecedores com organismos de acreditação, organismos de certificação, empresas certificadas e clientes unidos em um sistema de conformidade único que exige credibilidade, e entender o “contexto” é a chave de uma boa auditoria.

Luiz Quaglia, 30/12/2016.

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Refutando mitos

Embora exista uma grande quantidade de pesquisa psicológica sobre a “desinformação”, não há resumo da literatura que ofereça orientações práticas sobre as formas mais eficazes de reduzir a influência dos mitos. Segue abaixo pequenas orientações para qualquer profissional.

Como se diz numa auditoria: atenha-se aos fatos (em inglês Stick to the facts). Podemos aplicar também para os mitos.

Acabar com os mitos é uma tarefa difícil. A menos que você preste muita atenção, qualquer
esforço para expor uma desinformação, uma informação errada ou um mito pode, inadvertidamente, reforçar o próprio mito que você visa corrigir. Para evitar estes “efeitos de tiro pela culatra”, como se diz em inglês “Overkill Backfire Effect”, uma refutação eficaz exige 3 elementos principais. Primeiro, a refutação deve focar nos fatos centrais, em vez do mito, para evitar que a informação errada reforce o próprio mito e se torne uma verdade familiar. Em segundo lugar, qualquer referência a um mito deve ser precedida de um aviso explícito para permitir que o leitor entenda que a informação que segue é falsa (misinformation ou fake information em inglês). Por último, a refutação deve incluir uma explicação alternativa dando conta das características importantes encontrados nas informações erradas originais.

Então como enfrentar esses “mitos”, que atualmente estão infestando as plataformas da internet que as pessoas chamam erroneamente de “redes sociais”. Segue abaixo.

Reunindo várias “cabeças” uma efetiva desmistificação requer:

1 – Os principais fatos. Uma refutação deve enfatizar os fatos, não o mito. Apresente apenas os fatos principais para evitar o efeito “tiro pela culatra” – Overkill Backfire ou “a reação exagerada”;

2 – Aviso explícito. Antes de fazer qualquer menção do mito, um texto, um quadro ou qualquer arte visual deve informá-lo ao leitor que a informação que segue é falsa;

3 – Explicação alternativa. Qualquer falha ou “gap” deixada pela ação de desmistificação deve ser preenchida. Isto pode ser feito elaborando uma explicação alternativa causal do “porquê” a informação do mito é falsa, ou porquê a informação está errada que fizeram com o que os fraudadores tenham inicialmente apoiado o mito;

4 – Gráficos. Conhecem a história de que “entendeu ou quer que eu desenhe?” Então é isso. Apresente gráficos com os principais fatos.

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Fotos: Jarí – Manejo FSC

Ano 2006 – Câmera Nikon FE, filme Kodak tri-x 400, lente nikkor 50 mm f1.4.000010000012000013000014

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Economia circular. O que é isto?

Um conceito recente sobre economia vem aos poucos ocupando as discussões na sociedade global: Chama-se de “Economia Circular”. Esse modelo de economia é baseado na biomimética, nos conceitos novos de ecologia industrial, análise de ciclo de vida do produto do “berço ao túmulo” (Cradle to Cradle) e da “Economia Azul” (Blue Economy).
São os seguintes princípios que se baseia esse novo conceito de economia circular:
1 – Sistemas de Pensamento:
Devemos ampliar nossa capacidade de entendimento do mundo como as coisas se influenciam mutuamente, dento do mesmo ecossistema terrestre. Todos os elementos que fazem parte do nosso dia a dia estão “encaixados”, estão “acoplados” numa mesma infraestrutura, no mesmo ambiente e no mesmo contexto social. Todos os organismos da terra são organismos vivos.
2 – Diversidade:
A diversidade é uma força da própria vida. Os sistemas modulares, a versatilidade e adaptabilidade devem ser priorizados em um mundo complexo com grande incerteza, e em velocidade de transformações muito rápidas. Cada vez mais os sistemas terrestres de todos os níveis sociais estão ficando cada vez mais diversos, com muitas conexões e escalas de transformações em constante emergência. As inovações são requeridas para resistir aos choques externos. Sistemas que focam estritamente a eficiência ficam mais vulneráveis aos ambientes de transformações e incertezas.
3 – Os resíduos são uma forma de energia:
Para os sistemas naturais, os resíduos não existem. Os componentes biológicos e materiais (que podem servir de nutrientes ou fonte de energia para um sistema) de um produto são projetados para um certo fim. Este deve caber dentro de um ciclo de materiais, concebidos para serem desmontados, reciclados ou reaproveitados. Isto significa que devemos conceber os materiais e produtos para ajudar a alimentar os outros sistemas, infinitamente reutilizáveis de forma não perigosa e com baixíssimo risco.
4 – A energia deve ser proveniente de fontes renováveis:
A origem da energia que utilizamos é fundamental na concepção da economia circular. A exemplo da própria vida, qualquer sistema (social, industrial, ecológico, produtivo, etc) deve focar para obter energia em longo prazo. E a nossa melhor fonte é a energia solar. O sol é a nossa fonte primordial. É a energia solar que nos dar o oxigênio e o calor para nos manter vivos. Ela é a energia da fotossíntese. Devemos sempre focar em obter a energia da fonte primária do sol em vez das fontes de combustíveis fósseis e minerais.

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http://www.huffingtonpost.com/otto-scharmer/shifting-the-logic-of-col_b_8100068.html

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Forests, desertification and biodiversity – United Nations Sustainable Development

http://www.un.org/sustainabledevelopment/biodiversity/

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